Aujourd’hui, de nombreuses entreprises procèdent à la dématérialisation de leurs étapes de travail. Certaines sont déjà plus avancées que d’autres. Et ces dernières années, on a beaucoup parlé de la dématérialisation des fiches de paie, qui est déjà largement mise en œuvre, mais pas à grande échelle. Toutefois, les avantages des bulletins de paie créés, envoyés et conservés sous forme numérique sont nombreux. Prenez note !
Gagner en temps et en efficacité
Une fois le processus devenu routinier, de nombreuses entreprises remarquent le gain de temps offert par le processus numérique. Contrairement au papier, l’envoi ne prend que quelques secondes. La création des documents est également plus rapide. En effet, le temps nécessaire est réduit du temps qu’il faudrait pour imprimer les documents et les préparer pour l’envoi.
La dématérialisation des fiches de paie sur https://www.silae.fr/ permet donc non seulement de gagner du temps, mais aussi de l’espace. Il n’est plus nécessaire de remplir de grandes armoires à dossiers. En effet, une fois le changement effectué, tout peut être facilement conservé sous forme numérique. Cela vaut pour les employeurs comme pour les employés. Il est ainsi plus facile de garder une vue d’ensemble de tous les décomptes qui ont été effectués pendant de nombreuses années.
Une solution respectueuse de l’environnement
Les fiches de paie sont établies tous les mois. Dans les grandes entreprises, cela signifie une grande quantité de papier chaque mois si les documents de paie sont établis sur papier. Cependant, cela ne doit pas être le cas.
En outre, la grande consommation de papier implique des coûts qui peuvent être économisés en dématérialisant le processus. Il en va de même pour les frais d’impression et tarifs d’affranchissement. Toutefois, il faut garder à l’esprit que le bulletin de paie dématérialisé peut entraîner d’autres coûts, par exemple le recours à un concept de sécurité ou à un logiciel proposé en externe. Le cas échéant, il y aura également de nouveaux frais de personnel.
Réduire les charges techniques
Même si la dématérialisation des processus assure une protection optimale des données, elle n’est pas nouvelle en tant que telle pour les entreprises. Les fiches de paie sur papier sont également soumises à la protection des données. Cela signifie que les entreprises ne sont pas confrontées à une tâche entièrement nouvelle. Ce qui est nouveau, ce sont les règles de protection des données en matière d’envoi numérique.
Il en résulte un allègement technique, temporel et financier pour les entreprises qui distribuent les bulletins de paie sous forme numérique. En outre, la création numérique était déjà nécessaire pour les bulletins de paie papier. En effet, bien évidemment, les documents doivent être rédigés sous forme numérique avant d’être imprimés. Cette étape peut donc être ignorée par l’envoi numérique.
En bref, la dématérialisation des bulletins de paie est une tâche facile. S’inquiéter de la protection des données est inutile. La clé réside dans une communication transparente entre l’employeur et les collaborateurs. De nombreuses entreprises qui n’ont pas peur du changement ont déjà témoigné de l’avantage des bulletins de paie dématérialisés.
